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7ステップ業務改善とは何か?

7ステップ業務改善のプロセスは業務の可視化から評価・モニタリングまでの以下のステップです。
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標準的なスケジュールでは、業務可視化から分析までの現状分析を3か月、再定義から導入までの業務改善を3か月で行います。

6か月で本当に成果を得られるのか?

もちろんです。
なぜなら、業務可視化を行うことで、誰が何をしているのかが明確になり、業務の課題が明確化されるからです。業務の可視化によりノウハウが明確化されます。

また、業務効率の悪さや仕事のレベルの低さは課題として抽出され、これを解決することにより業務効率が1割アップします。
7ステップ業務改善では、さらに戦略と組織の整合性まで踏み込んで、成果を生み出します。

組織は簡単に変わらないのでは?

確かに簡単には変わりません。

ですが、対話と適切なフォローをすれば、必ず変革することができます。
業務の可視化は、決して形式的な手続ではありません。まさに担当者との「対話」です。
また、継続的なフォローはコーチングと内部監査で行います。

組織が変わらないのは、「自分たちが変わろうと決心していない」、「実行を継続的にフォローしていない」そして、「頑張っても評価されない」からです。
7ステップ業務改善は、それらのすべてを組み込んでいます。

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業務可視化と分析

業務の可視化では、業務プロセスごとに業務内容をインタビューし、業務基本情報、業務記述書、業務フロー図、課題一覧表、リスク・コントロール・マトリクスを作成します。

似たような文書は、ISOや内部統制、システム開発など様々な目的で作成されますが、この文書は、まず業務担当者のために作成されます。
したがって、まずこの段階だけでも確実な成果となります。

再定義と設計

業務可視化によって、たいがいの業務プロセスで目的、目標がハッキリと定められていないことが明らかになります。
また、部門の目的も定められていないことが明らかになることもあります。

業務プロセスの目的は何か、それは組織の戦略と役割と整合しているのか、そもそも企業のミッション、ビジョンはあるのかまで含めて、再定義と設計を行います。

このときにビジネスコーチングの手法を用いて、適切なレベルの組織で検討をし、行動計画まで策定します。

改善と運用

設計された新たな業務を計画的に導入し、それを日常的に運用します。

組織が変わらないのは、この段階で継続的なフォローアップをせずに、自主性に任せてしまうからです。当初より長期に渡りフォローアップすることを組み込むことで、確実な導入を行います。

ここでも、ビジネスコーチングの手法により導入を行います。

評価・モニタリング

ここまでで新たな業務を導入できて、また業務も回り始め、安心するかも知れません。
しかし、業務を行うのは人ですから、継続的なモニタリングを行うとともに人事評価に反映させる必要があります。
いくら働いても、一切評価に反映されないのだとしたらやる気を無くしてしまいます。
その結果、優秀な人材から組織を去り、組織は衰弱してしまうでしょう。

ですので、当初から必ず人事評価制度の改善も視野に入れていなければ最終的に成功しません。
人事評価制度の改善のために、業務の目的、目標を決定し、KPIを設定して評価しなければなりません。

また、改善した業務が必ずしも相互に最適になっているとは限らず、実務運用後に新たな問題が発生することもあります。
環境が変わって、業務に求められる要件が変わることもあります。
従って、継続的な改善を担保する必要があります。
それを担保するのが、内部監査等のモニタリングです。

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